Jedną z najistotniejszych zmian, jakie w ostatnich latach dotknęły branżę sprzedaży detalicznej, są z pewnością paragony elektroniczne. Dowiedz się, czym są, sprawdź, kiedy można je wystawiać oraz jakie korzyści zapewnia przedsiębiorcy elektroniczny paragon fiskalny.

Czym jest paragon elektroniczny?

E-paragon, podobnie jak jego papierowy odpowiednik, to dokument potwierdzający zawarcie transakcji handlowej, np. w sklepie czy punkcie usługowym. Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży z wykorzystaniem kas fiskalnych wynika bezpośrednio z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT i dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Co oczywiste, w przypadku paragonów elektronicznych nie ma potrzeby ich drukowania, jednak tego rodzaju dokument może zostać wystawiony przez sprzedawcę wyłączne po wyrażeniu zgody przez nabywcę. E-paragony stają się coraz popularniejsze, a grupą, która korzysta z nich szczególnie chętnie, są przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż na odległość, np. poprzez sklepy internetowe.

Elektroniczny paragon fiskalny – kiedy można go wystawić?

Od 2020 roku sprzedawcy mają możliwość wystawiania elektronicznych paragonów fiskalnych. Szczegółowe ramy prawne stosowania takiego rozwiązania określają cytowana już ustawa o VAT oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 maja 2020 roku w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Warto pamiętać, że podobnie jak w przypadku tradycyjnego dokumentu, również e-paragon może być wystawiony wyłącznie osobie fizycznej niebędącej przedsiębiorcą. Nie ma więc możliwości wystawienia elektronicznego paragonu fiskalnego na firmę bądź inną organizację.

Przywołane rozporządzenie określa m.in. katalog podmiotów, które mogą wystawiać paragony elektroniczne, korzystając z kas wirtualnych. Do zastosowania tej formy dokumentowania sprzedaży uprawnieni są podatnicy, prowadzący działalność handlową oraz usługową, w zakresie m.in.:

  • opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
  • naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
  • doradztwa podatkowego,
  • usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
  • przewozów samochodami osobowymi (w tym taksówkami),
  • wynajmu samochodów osobowych oraz usług transporterowych,
  • usług turystycznych, hotelarskich i związanych z zakwaterowaniem,
  • gastronomii, cateringu i przygotowywania napojów,
  • sprzedaży węgla, brykietu itp.

Dlaczego warto stawiać na paragony elektroniczne?

Istnieje szereg powodów, dla których warto wybrać elektroniczny paragon zamiast papierowego. Wielu przedsiębiorców zwraca uwagę na wygodę, jaką daje taka forma dokumentowania transakcji, szczególnie przy zakupach online lub sprzedaży wysyłkowej. E-paragony to również niższe koszty prowadzenia działalności, wynikające z braku konieczności drukowania. Przedsiębiorca oszczędza także czas, ponieważ nie musi ręcznie obsługiwać wydruków ani fizycznie archiwizować dowodów sprzedaży na wypadek kontroli. Nie bez znaczenia są również takie korzyści jak:

  • automatyzacja procesów fiskalnych,
  • sprawniejsza logistyka wewnątrz przedsiębiorstwa,
  • możliwość uzyskania pełnego dostępu do kopii cyfrowych dokumentów sprzedażowych w dowolnym momencie.

Wymieniając najważniejsze powody, dla których warto stosować elektroniczny paragon dla klienta, nie sposób pominąć względów ekologicznych. E-paragon to jednak nie tylko mniejsze zużycie papieru i energii, ale również ograniczenie śladu węglowego i zadbanie o zdrowie pracowników, którzy nie mają kontaktu z toksycznymi substancjami w paragonach papierowych.

Również klienci doceniają wirtualną formę dokumentowania sprzedaży. Paragon elektroniczny przechowywany w smartfonie, na koncie e-mail czy pamięci USB nawet po wielu latach od sprzedaży nie blaknie i nie ulega zniszczeniu, jak ma to miejsce w przypadku papierowych wydruków.

Bezproblemowe wysyłanie e-paragonów z e-PAX

Aby wystawić elektroniczny fiskalny dowód sprzedaży, potrzebujesz drukarki online. Z kolei bezpieczne archiwizowanie oraz wygodne i szybkie wysyłanie dokumentów w formie elektronicznej umożliwi Ci system e-PAX. Oprogramowanie tworzy kopię każdego e-paragonu, automatycznie przygotowując wersję do wysyłki dla klienta. Z e-PAX stworzysz przejrzyste archiwum swoich dokumentów fiskalnych online, uzyskując dostęp do historii, archiwalnych raportów oraz konkretnych transakcji. Sprawdź naszą ofertę i przygotuj się na e-paragon już teraz!